Planejamento Orçamentário para Pequena Empresa. Para que serve?

Toda empresa possui a necessidade de saber qual caminho vai percorrer, mesmo sendo pequena, pois não importa seu tamanho ou o quanto ela movimenta. Esse conhecimento é o mínimo que uma empresa precisa para se manter ou até mesmo expandir seu negócio. Se você está planejando ou já possui seu próprio empreendimento, continue lendo nosso texto.

O planejamento orçamentário será o tema abordado aqui. Compreendemos os termos essenciais e mostraremos neste texto algumas mudanças e aprimoramentos que você deve ter para ser um empreendedor de sucesso, e claro, responderemos a pergunta do título “Planejamento Orçamentário para Pequena Empresa. Para que serve?”. Vamos auxiliar você a encontrar o caminho ideal a ser percorrido por sua empresa!

 O começo

Antes de começarmos nossa caminhada, precisamos conhecer e compreender alguns conceitos de fundamental importância para a melhor compreensão do que apresentaremos posteriormente. Por meio desses conceitos poderemos dar continuidade ao conteúdo deste artigo, sabendo que você tem os pré-requisitos necessários para entender o contexto e os termos utilizados no decorrer do texto:

  1. Orçamento: O orçamento tem como objetivo planejar, prever ou projetar, para um período escolhido, as receitas e as despesas dentro de uma realidade em que a empresa se encontra. Através disso, a empresa pode prever as ações que o empresário deve tomar.
  • Rogério Mário Fernandes em seu livro, Orçamento Empresarial – uma abordagem conceitual e metodológica com prática através de simulador:

“O orçamento é uma ferramenta de avaliação de resultados utilizado pelas empresas no processo de tomada de decisão.

Através do planejamento é feita projeção de um determinado período das receitas e despesas. 

É elaborado com base na realidade da empresa, possibilitando um maior controle dos custos, e assim, uma prévia da apuração de seu fluxo de caixa, lhe proporcionando uma visão ampla quanto as suas projeções de investimentos futuros, ajudando a empresa aumentar sua rentabilidade.”

Tipos de Orçamento

Há diversos tipos e formas de classificá-los. Mantendo a mesma linha do Rogério Mário Fernandes, há basicamente dois tipos:

  • Orçamento Operacional: Engloba todas as contas contábeis da empresa, focado em entradas e saídas de recursos financeiros, tornando possível a observação de valores e o comportamento financeiro da empresa. Tudo isso dentro de um prazo estabelecido de seis meses ou menos, em média;
  • Orçamento Incremental: Tem base no histórico de períodos anteriores. Normalmente é utilizado dois períodos anteriores para a criação do orçamento atual. Concentra-se em verificar uma média de gastos de despesas, conseguindo ser mais sólido nas previsões de despesas futuras.

Processo de Orçamento

Tem o objetivo de organizar e otimizar a elaboração dos orçamentos, fazendo divisão em sub partes. Esse processo garante a qualidade das informações, a eficiência na elaboração do orçamento e mais engajamento das áreas de gestão:

  • Orçamento de vendas é o plano de vendas futuras com base nas informações obtidas no decorrer do tempo, trazendo informações relevantes para auxiliar estimativas orçamentárias. O orçamento de venda é de grande importância, pois agregará recursos financeiros para a pequena empresa. Por isso, deve ser realizado com muito cuidado e da forma mais realista possível;
  • Orçamento de Despesas com Vendas é necessário para saber quanto foi gasto para realizar as vendas, reduzindo seu valor com o custo dos orçamentos de vendas, obtendo assim o lucro final. Alguns exemplos de despesas mais comuns: propaganda e publicidade, representação comercial, comissão da área de vendas e ações de marketing, fretes e despesas vinculadas à distribuição das vendas;
  • Orçamento de Produtos acabados é saber a quantidade necessária para manter o estoque, a quantidade e o custo destes para transformar em produto. Para que por meio disso, se saiba o custo financeiro necessário para manter o estoque para a produção demandada;
  • Orçamento de despesas administrativas é aquele orçamento que não tem relação com custo de produção ou de venda. Mas é necessária para manter o funcionamento da empresa, a parte burocrática da empresa;
  • Orçamento Global é a unificação de todos os orçamentos, em que se pode obter conclusões para a criação ou a alteração de metas da empresa (no nosso caso, pequena empresa).

Agora que nós conceituamos e compreendemos alguns conceitos necessários para a continuidade do desenvolvimento da ideia proposta, vamos para o que realmente importa.

Visão ultrapassada

Infelizmente, em nossa cultura empresarial, más ideias foram cultivadas dentro das pequenas empresas. Uma dessas ideias erradas é a afirmação de que é desnecessário gastar tempo com planejamento, e principalmente com o planejamento do orçamento. Isso leva muitas empresas a fecharem suas portas. Nas últimas décadas, diversos estudiosos se esforçaram para tentar convencer a comunidade empresarial que essa visão estava errada.

Em tudo na vida, você deve gastar tempo com o planejamento. Ele nunca é demais e ainda evita erros. Imagine, então, a responsabilidade de fazer o planejamento de uma empresa que movimenta dinheiro e o sustento de diversas pessoas envolvidas.

Você, caro empreendedor, para começar uma pequena empresa deve começar pensando grande, porém, lembre-se: pense em curto, médio e longo prazo, e o planejamento deve ser pensado em todas essas etapas também.

Mas não é somente planejar níveis e buscar informações que levará você a decidir. Utilize situações reais: pesquisas, relatórios, notícias, pesquisas científicas, experiências de potenciais clientes e muitos outros dados que você possa encontrar. Com esses dados reais, você poderá ter conclusões mais firmes e sólidas para a sobrevivência futura ou até mesmo presente da sua pequena empresa.

Caso você não tenha muito conhecimento, procure ajuda. Uma ótima instituição é o SEBRAE – Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequena Empresa que se encontra em diversos lugares do país, e o melhor de tudo: oferecem educação à distância com diversos cursos gratuitos e ricos conteúdos para seus estudos.

Não se preocupe, se você quer ter uma visão geral sobre o planejamento orçamentário para pequena empresa, vamos mostrar aqui para você.

Para que serve o planejamento orçamentário?

É necessário para estabelecer um plano a ser executado por sua pequena empresa. Mas não é um plano qualquer, ele deve ser uma ferramenta que estabelecerá as melhorias no gerenciamento dos seus recursos alocados em suas atividades. Para oferecer mais controle e possíveis previsões sobre os gastos, e mais propriedade em solucionar diversos problemas, dentre eles, manter a empresa no saldo positivo – o que todos os empreendedores desejam.

A cada dia, a concorrência tem crescido muito, e muitas das pequenas empresas não conseguem manter suas portas abertas, pois concorre com diversas empresas de diversos portes. Para se manter de pé, a pequena empresa precisa ter o máximo de aprimoramento e diversas formas de planejamento. O Plano orçamentário é o ponto fundamental para garantir a saúde empresarial, mantendo a pequena empresa com as portas abertas.

Como implementar em minha pequena empresa?

Muitos estudos são realizados e metodologias criadas para a elaboração de planos. Para  Lunkes (2007), os orçamentos têm-se desenvolvido em forma de processo de evolução, caracterizando em formato de fases:

  1. Primeira fase: É tratada a elaboração de um plano a partir de dados contábeis, com a visão de estabelecer os objetivos e controle;
  2. Segunda fase: Orçamento contínuo, que é planejamento do mês e do ano seguinte, com comparação com período anterior;
  3. Terceira fase: Orçamento base zero, os dados orçados servirão para redefinir o futuro da empresa, para público iniciante, muito bem aplicável, para nossa pequena empresa;
  4. Quarta fase: A base é com os orçamentos flexíveis e com o foco nas atividades, é realizada a estimativa dos custos para cada nível de atividades;
  5. Quinta fase: A base é com os orçamentos flexíveis e com o foco nas atividades, é usado para método de custeio baseado nas atividades.

Estas cinco fases norteiam a gestão empresarial nos dias atuais. Caso queira se aprofundar no assunto, é indicada a leitura do Manual de orçamento.

Mas caso queira serviços especializados, vamos encaminhar você diretamente para o rumo certo: a contabilidade financeira. Esse serviço tem o objetivo de obter dados  do mercado financeiro e utilizá-los para realizar comparações com as informações internas da empresa.

Informação nunca é demais, procure os especialistas. Decisões prudentes como essa podem garantir que seu negócio caminhe para a direção certa. Se os fundamentos estão corretos e há um planejamento para o futuro, sua empresa estará bem segura. Além do mais, a grande maioria dos empreendedores de pequenas empresas não tem muito tempo disponível. Por isso, utilize esse atalho e economize seu tempo para garantir seu sucesso.

 

FATORES CONTRIBUINTES PARA A SOBREVIVÊNCIA/MORTALIDADE DE EMPRESAS

Agora queremos apresentar uma das maiores pesquisas sobre Micro e Pequena Empresa do SEBRAE. Nesse caso, nossa referência será o seguinte relatório: Sobrevivência das Empresas no Brasil: Outubro/2016 -Relatório.

Segundo o relatório, a sobrevivência e a mortalidade do negócio não resultam de um único fator, mas depende de um conjunto de fatores:

  • Situação antes da abertura:
    • Tipo de ocupação do empresário;
    • Experiência no ramo;
    • Motivação para abrir o negócio.
    • Planejamento do negócio;
    • Gestão do negócio;
    • Capacitação dos donos em gestão empresarial.

Leia atentamente o seguinte parágrafo, que se encontra na página 76 do relatório:

“Por outro lado, entre as empresas que continuavam em atividade, havia uma menor proporção de desempregados e uma maior proporção de empresários com maior experiência no ramo, que abriram o negócio porque identificaram uma oportunidade e/ou que desejavam ter o próprio negócio, que tiveram mais tempo para planejar, que conseguiram negociar com fornecedores e obtiveram empréstimos em bancos, que aperfeiçoavam seus produtos/serviços, que investiam na capacitação da mão de obra, que inovavam mais, que faziam o acompanhamento rigoroso de receitas e despesas, que diferenciavam seus produtos em relação ao mercado e que investiam na sua própria capacitação em gestão empresarial.

Destacamos dois pontos:

  • “Tempo para planejar”: Aquilo que já pontuei no texto, tudo em nossa vida deve ser planejado. Principalmente antes e durante a abertura de uma pequena empresa. Você que é empreendedor deve analisar tudo antes de iniciar o seu negócio, e quando estiver aberto continue analisando todos os pontos para que continue;
  • “investiam na sua própria capacitação em gestão empresarial”: Esse ponto é uma preocupação nossa, por isso alertamos e incentivamos nesse texto, o SEBRAE se preocupa também. Antes de começar sua pequena empresa e durante, se capacite, você é o cabeça e deve guiar o corpo.

Esta citação do relatório do SEBRAE também é interessantíssima, veja: “Assim, em resumo, tal como acontece nos acidentes aéreos, em que estes estão associados a diversos ‘fatores contribuintes’, no caso das empresas, o acúmulo de muitos ‘fatores contribuintes’ negativos tendem a levar ao fechamento do negócio”.

Um pouco de estatística

Para a compreensão de algumas pessoas, é necessário que se apresente a situação de forma mais lógica e/ou numérica, ou seja, uma outra forma de olhar, que pode ser mais clara ou que complemente o que já foi apresentado até agora. Para sentirmos um pouco do peso da responsabilidade que uma pequena empresa pode dar. Sem contar que haverá famílias que contarão com parte da renda obtida dessa pequena empresa.

De acordo com o relatório, no tópico CONSIDERAÇÕES FINAIS, há a seguinte consideração:

“Em paralelo ao processamento das bases de dados da Secretaria da Receita Federal (SRF), pesquisa realizada em julho e agosto de 2016 com uma amostra de 2.006 empresas representativas do universo de empresas constituídas em 2011 e 2012 no Brasil mostrou que não há apenas um fator determinante do fechamento das empresas, em especial:

  • o tipo de ocupação dos empresários antes da abertura (se desempregado ou não);

  • a experiência/o conhecimento do empresário anterior no ramo;

  • a motivação para a abertura do negócio;

  • o planejamento adequado do negócio antes da abertura;

  • a capacitação dos donos em gestão empresarial.

Vamos abrir ou manter uma pequena empresa? Mas agora da forma correta!

Após essa leitura temos certeza que alimentamos sua esperança de abrir uma pequena empresa. Você pode buscar realizar seu sonho de empreendedor ou desanimar e desistir (espero que o seu caso não seja esse), pois são grandes os desafios.

Marinheiros de primeira viagem fazem tudo sem planejamento. Logo quando percebem já estão se afogando. Algo que ficou bem claro para nós é que o alicerce do sucesso é o planejamento, e claro, não podemos nos esquecer de colocar na prática tudo que foi planejado.

Planejamento orçamentário é um fundamento para garantir a saúde de sua pequena empresa. Esse importantíssimo fator resultará num ótimo nascimento e num crescimento sadio, ou seja, planejamento orçamentário gera empresas saudáveis. Esperamos que você não fique somente neste texto, mas que se prepare para uma longa caminhada de preparação.

Nunca se esqueça, não é somente uma realização. Mas é um dever como cidadão em relação ao seu país. Desta forma, você estará contribuindo para o desenvolvimento de seu país, então faça por merecer e cresça de forma sábia, seja o grande diferencial no Brasil e no mundo. Desejamos sucesso para sua empreitada.

 

Referências

  LUNKES, R. J. Manual de Orçamento. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2007

https://m.sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/Anexos/sobrevivencia-das-empresas-no-brasil-102016.pdf

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