O que é a ferramenta de Brainstorming?

Brainstorming

Brainstorming significa tempestade mental ou chuva de ideias. Foi uma ideia criada pelo americano Alex Osborn durante a década de 40 na área de publicidade.

É utilizada por muitas empresas na implantação de melhorias na gestão, através da reunião de um grupo de pessoas com o objetivo de criar soluções para um problema específico, promovendo a inovação através do estímulo da criatividade coletiva.

O que é preciso para começar o Brainstorming?

Para começar uma reunião de brainstorming você precisará de espaço físico, pessoas com espírito de equipe, um líder/moderador para comandar o processo e claro, de ideias.

Os tipos de Brainstorming

Existem dois tipos de brainstorming: o anônimo e o estruturado.

  • Anônimo é aquele que os participantes colocam as ideias no papel e entregam ao moderador.

A seguir, ele faz a leitura de todas as ideias, mas sem a identificação de quem escreveu.

O objetivo é gerar novas ideias através das primeiras ideias criadas, sem expor os participantes, com isso, dá maior liberdade para as pessoas se manifestarem sem inibição.

  • O brainstorming estruturado é feito através de rodadas, onde os participantes têm um tempo para expor suas ideias e opiniões, garantindo que haja a participação igual de todos do grupo.

As etapas do Brainstorming

Brainstorming

De maneira mais sucinta, o brainstorming pode ser feito em três etapas, sendo elas a preparação, realização e avaliação.

Porém, para tornar o Brainstorming mais completo e mais efetivo, geralmente, é seguido 7 etapas, sendo elas:

  • Orientação
  • Preparação
  • Análise
  • Ideação
  • Incubação
  • Síntese
  • Avaliação

Agora vamos entender cada uma delas.

 As 7 fases para um Brainstorming efetivo

Orientação

Orientação é a fase inicial do Brainstorming, onde é definido o problema a resolver e onde se estabelece os critérios que serão aceitos para resolução.

Nessa fase, é muito importante que o líder deixe claro os objetivos e limites das propostas para solução. O grupo deve ficar ciente até onde ficam delimitado suas ideias e criatividade.

Preparação

Também pode ser considerada como a fase de pesquisa e levantamento de dados.

Pois é nessa fase do brainstorming que é feito a identificação da origem do problema e as áreas que se relacionam, que são ou serão impactadas pelas mudanças.

Aqui avalia-se a concorrência, todo portfólio de produto, os insumos envolvidos, processo de produção, custos, preço de venda, etc.

Detalhes que fazem a diferença na organização da reunião de Brainstorming

Antes de começar um brainstorming é preciso organizar tudo que será utilizado durante a reunião. Estabelecendo com clareza o objetivo da reunião, e o que se espera ser alcançado.

O primeiro passo é preparar o ambiente em que a equipe se reunirá.

Deve ser um lugar calmo, que proporcione bem-estar, mas não relaxamento, isto porque todos devem estar atentos e focados no objetivo da reunião.

O segundo passo é convocar o líder da reunião e os participantes.

Para você alcançar bons níveis de produtividade e maior número de boas ideias, o ideal é convocar de 3 a 10 participantes. Pessoas com perfis diferentes, argumentativas, questionadoras, criativas e que possuem relação com a pauta que será discutida.

E, para liderar o processo de brainstorming é preciso de alguém que aja com imparcialidade para fazer o comando da pauta.

Esta pessoa ficará incumbida das seguintes responsabilidades:

  • Controlar o tempo que cada integrante terá para expor suas ideias
  • Cuidar para que não haja perda do foco durante o debate
  • Instigar os participantes a desenrolarem ideias das ideias
  • Checar se há todo material necessário para os participantes e que estejam a mãos, tais, como: canetas, lápis, folhas, post-it, etc.
  • Garantir que tenha alguns petiscos durante a reunião
  • Fazer a ata da reunião
  • Estabelecer o tempo total da reunião

Normalmente, as reuniões para ”tempestade de ideias” não ultrapassam 1 hora de duração.

Análise

Depois de destacar o problema e levantar todos os dados envolvidos no processo, a fase de análise serve para verificar como as ações estão sendo praticadas, bem como, as consequências geradas. Também para ratificar se vale a pena encontrar soluções ou até mesmo se deve desistir de buscar novas ideias.

Essa fase tem muita importância, pois é nela que os participantes fazem a análise do cenário atual da empresa. Como os processos são desenvolvidos e se estão de acordo com os objetivos traçados no planejamento.

Enfim, permite avaliar as causas e efeitos do passado, presente e prever o futuro, tanto se houveram mudanças quanto se permanecem como está, analisando diversos cenários.

Ideação

Como o próprio nome sugere, a fase de ideação é onde os participantes poderão discutir as ideias livremente.

O líder deve instigar os participantes a proporem ideias criativas, sempre orientando para que não seja perdido o foco do problema. Nessa fase, não há julgamentos, toda ideia é aceita e anotada, desde que siga o propósito definido.

Ainda, deverá expor com clareza, a problemática a ser resolvida, bem como, tudo que poderá ocorrer.

Enfim, estabelecer regras a serem seguidas, cronometrar o tempo e iniciar o debate de ideias.

Neste ponto, é necessário que todos estejam à vontade, que se sintam confortáveis para expor suas opiniões e ideias.

O moderador, tem a responsabilidade de garantir que todos tenham o mesmo tempo para se posicionar, com total liberdade e sem qualquer julgamento.

Todos os participantes devem esperar a sua vez para falar, isso evita que aconteça interrupções, perda do foco e reflexão ao que está sendo exposto.

Ideias mirabolantes podem dar início para ideias criativas e possíveis de executar.

No brainstorming quantidade é sinônimo de qualidade, por isso quanto maior for o número de ideias criadas, maiores são as chances do surgimento de novas ideias.

Ao final do tempo estipulado, onde todos expuseram suas ideias, é chegada a hora de fazer uma pausa, para seguir as próximas fases de encerramento e escolha das ideias viáveis.

Incubação

Às vezes, quando estamos muito tempo diante de um problema, temos a tendência de cansar nossa mente e não conseguir visualizar as soluções adequadas para questão a resolver, ou seja, a nossa capacidade criativa tende a diminuir.

Por isso, é necessário um afastamento temporário do problema.

A fase de incubação é o período que se interrompe a reunião, para que haja o descanso da mente. Geralmente, dá-se um intervalo de um ou mais dias, para que aconteça o relaxamento da mente, para que depois possa-se avaliar com maior clareza as ideias sugeridas e até mesmo melhorá-las.

Síntese

Após a pausa do brainstorming, parte-se para síntese.

E é nessa fase, onde são analisadas todas as sugestões propostas, podendo ser soluções parciais ou completas para o tema proposto.

A síntese funciona como uma espécie de filtragem antes de entrar na fase final de avaliação e escolha da solução.

As ideias são pré-julgadas e muitas vezes melhoradas, pois como disse antes, os participantes conseguem maior criatividade depois de um tempo afastado do problema.

Avaliação

Por fim, chega a hora de fazer o julgamento final de qual a melhor solução para o problema definido na fase de orientação.

Às vezes, pode parecer complicado dentre tantas ideias escolher as melhores ou a que melhor resolve a problemática da reunião e, por isso, mais uma vez, é necessário organização e preparação.

A construção de diagrama ou planilhas com base em indicadores de viabilidade, podem ajudar na hora da escolha. Veja abaixo um exemplo:

Brainstorming

Através de recursos visuais torna-se possível a escolha das melhores ideias ou da melhor que se enquadra ao objetivo.

Também cabe destacar, que essas fases não precisam ser seguidas à risca, algumas podem ser omitidas ou agrupadas entre si. Tudo dependerá do objetivo a ser atingido.

Mas é importante que se tenha a participação de um especialista ou responsável pelo desenvolvimento ou execução do trabalho. Para tornar a reunião mais efetiva e assegurar que a solução definida esteja de acordo com problema.

Na prática, o volume de ideias tende a ser maior quando se separam as fases de ideação e avaliação.

O que possibilita que com uma maior quantidade de ideias, possa-se selecionar a mais criativa e efetiva para o problema definido na fase de orientação.

A fase de incubação é necessária, para que os participantes tenham a oportunidade de se distanciar do problema, permitindo que a mente reorganize as ideias com mais qualidade e criatividade.

Com a solução proposta, agora é só apresentar a pessoa responsável pela a aprovação da ideia.

Em uma sessão de uma ou duas horas é possível coletar mais de cem ideias, cumprindo o princípio do Brainstorming que é “quanto mais melhor.’’

Pode acontecer que a ideia escolhida não esteja pronta, que precise ser melhor desenvolvida, isso vai depender da proposta e dos objetivos a serem alcançados.

E você, utiliza essa ferramenta em sua empresa? Já teve casos de sucesso com o uso do brainstorming?

Deixe nos comentários a sua experiência.

Referências

SCHIAVON, Adriana. Criativamente: seu guia de criatividade em publicidade e propaganda. Curitiba. Ed. Intersaberes, 2017.

BAXTER, Mike. Projeto de produto: Guia prático para design de novos produtos. 3 ed. São Paulo. Ed. Blucher, 2017.

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