Como delegar tarefas: 3 Ações Efetivas para uma Boa Gestão

Você sabe como delegar tarefas? Neste artigo apresentamos 3 ações efetivas para que você delegue e que sua equipe desempenhe as tarefas com maior motivação e eficiência.

 

Como delegar tarefas essa é uma pergunta que muitos líderes, gerentes, empresários se fazem.

Porque delegar não é uma tarefa fácil para muitos líderes, principalmente, pelo fato de centralizarem tudo, muitas vezes por acreditarem que outra pessoa não executará tão bem a tarefa.

Ou pela ansiedade de ver seu negócio prosperar mais rapidamente.

No entanto, esse sentimento atrapalha muito o desempenho do líder, pois isso causa uma sobrecarga de trabalho, causando um alto nível de estresse.

Em muitos casos, acaba não conseguindo realizar todas suas tarefas em tempo hábil, o que pode causar uma insatisfação em seus superiores.

Liderar exige um conjunto de habilidades, pois está longe de ser uma tarefa fácil. Dentre este conjunto, delegar tarefas é essencial, para desafogar o líder e garantir eficiência nos resultados esperados.

Vamos listar algumas ações que lhe ajudarão a entender a importância de delegar tarefas e que lhe trarão uma melhor qualidade de vida, melhor desempenho e motivação em seu trabalho.

Ações que farão sua eficiência aumentar podendo, inclusive, lhe proporcionar um aumento de salário ou uma promoção.

Como delegar tarefas: 3 Ações Efetivas

#1 Trabalhe para amenizar seu lado centralizador

Esse é um exercício para a vida, pois quando se é centralizador(a) no trabalho é provável que seja centralizador (a) também em outras áreas da vida pessoal.

E é a parte mais difícil, pois envolve seu lado emocional e, muitas vezes, será necessário a orientação de um profissional que lhe ajude a enxergar o lado bom de delegar tarefas.

Tenha em mente que cada pessoa tem seu jeito de fazer as coisas, e que mesmo executando de forma diferente o resultado poderá ser tão bom quanto o seu.

Então permita que outras pessoas façam algumas de suas tarefas, você poderá se surpreender com o resultado.

E caso o resultado não seja bom, delegue à outra pessoa a tarefa.

#2 Separe em atividades Complexas/Específicas e Simples

A primeira etapa para delegar as tarefas é classificar suas atividades em complexas/específicas e simples.

Tarefas simples são aquelas que são “mecânicas”, isto é, com algumas instruções ela já pode ser executada.

Não sendo necessário um conhecimento específico, apenas uma pessoa com boa vontade e de confiança.

Por exemplo: Meu primeiro emprego de carteira assinada, foi em uma Farmácia de Manipulação de Fórmulas, na função de assistente de farmácia.

 

Minhas atividades eram simples, como montar um tabuleiro com cápsulas e espalhar o pó de medicamento até que preenchesse o conteúdo certo das cápsulas.

Fazia isso o dia inteiro, montava o tabuleiro, preenchia com o pó de medicamento, depois colocava no frasco com o devido rótulo de identificação.

Depois de um tempo, antes de manipular, passei a pesar aqueles medicamentos, colocando o princípio ativo, na dosagem descrita nas receitas médicas, fazendo a manipulação e controle de qualidade (que era o peso médio de cada cápsula) antes de entregar ao paciente.

Note, que para pesar estes medicamentos, encapsular e fazer o controle de qualidade, o volume de tarefas aumentou e, consequentemente, o conhecimento necessário para esta atividade também. Por isso, esta tarefa era um pouco mais complexa.

Podemos ainda, destacar a atividade da farmacêutica responsável dessa farmácia, que tinha o conhecimento técnico de cada princípio ativo, sua função, sua dosagem, os efeitos colaterais etc.   Ela desempenhava uma função complexa/específica que demandava um estudo profundo, para isso ela fez a Faculdade de Farmácia.

Perceba, que as atividades complexas ou específicas são aquelas em que é necessário um nível mais técnico de conhecimento, devido a sua complexidade acabam levando um tempo maior para sua elaboração e execução.

Essa classificação lhe ajudará a identificar o que pode ser passado para outra pessoa executar, de maneira que as tarefas continuem sendo bem executadas.

#3 Como escolher a pessoa para delegar

Uma das funções do(a) líder é criar ou replicar novos líderes. Para isso, deve conhecer bem sua equipe, dessa forma, essa tarefa não deverá ser complicada.

O escolhido(a) deve ser alguém que já esteja sendo preparado para liderança, até mesmo para saber como ele se comportará repassando as atividades.

Caso não tenha nenhum funcionário que se destaque como líder, faça testes com tarefas simples.

Esses testes devem durar algumas semanas, pois não espere que uma pessoa que nunca liderou tenha uma desenvoltura boa desde o início.

Dê tempo para a pessoa se acostumar com as novas tarefas. É normal demorar um pouco para assimilar e fazer tudo de forma natural.

Se após algumas semanas a desenvoltura não melhorar, isto é, não se tornar algo natural para o(a) colaborador(a).

Caso isso aconteça, as tarefas devem ser repassadas para outro colaborador, até que se tenha bons resultados.

Não tenha medo de repassar seus conhecimentos, acender uma vela não apaga a chama que a acendeu.

Passar conhecimento não vai diminuir o seu, pelo contrário, a troca de experiencias traz crescimento para ambas as partes.

Dica Bônus:  

Essa dica não está diretamente relacionada com delegar tarefas, mas pode gerar a necessidade de fazer.

Você tem que aprender a dizer NÃO, isto é, NÃO aceitar todas as demandas solicitadas apenas pelo medo de falar “Não tenho como aceitar assa tarefa nesse momento” ou até mesmo as demandas que não precisaria aceitar.

Entenda suas limitações de tempo, o dia tem 24 horas para todos, então foque no que é essencial para sua função.

Caso aceite algo extra, planeje bem seu prazo de execução para não lhe atrapalhar o seu desempenho diário.

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