4 Maneiras Para Conduzir uma Reunião mais Produtiva

 

 

 

Indispensável para o bom andamento da empresa, uma reunião entre vários aspectos, tem o objetivo de coletar informações sobre processos operacionais, comunicação de mudanças, implantação de novos projetos, obtenção de feedbacks, acompanhamento, avaliação e informações gerais sobre a empresa ou funcionários.

O fato é que nem sempre uma reunião é vista de forma positiva e amigável por parte dos funcionários, seja porque estão cheios de tarefas ou mesmo por acharem ser entediantes e pouco produtivas.

Normalmente, ao iniciar uma reunião, nos deparamos com a sala silenciosa, os funcionários com caras de sono e pouco dispostos a participarem das pautas.

Em muitos casos, a reunião costuma-se ser um monólogo, onde apenas o gestor tem a palavra.

Se isso acontece em sua empresa, é importante encontrar maneiras para conseguir maior atenção e participação de seus funcionários.

Por certo, que devido ao tempo, nem sempre será possível que todos tenham a oportunidade de apresentar suas ideias e opiniões, mas o fundamental, é que as reuniões sejam produtivas, cumprindo seu objetivo e, ainda vista com mais entusiasmo por sua equipe.

Mas como fazer uma reunião ser mais produtiva?

Conduzir uma reunião é uma tarefa de muita responsabilidade, e para não se tornar um desperdício de tempo, não atrasar a rotina de trabalho da equipe e se tornar algo chato e de pouca ou nenhuma eficiência

Para isso, é importante cuidar com o uso das palavras, pois dependendo do percurso tomando durante a reunião, pode trazer consequências sérias, como por exemplo, diminuir a motivação de seus funcionários em busca de seus objetivos pessoais e da empresa.

Para fazer reuniões mais produtivas, leia as 4 dicas abaixo:

Nº1 . Controle rígido do tempo de reunião

A primeira coisa que se deve fazer, é comunicar a equipe a duração estimada, iniciando com uma pequena introdução das etapas que seguirá, dos assuntos apresentados e dos objetivos esperados. Isso ajudará a tornar o encontro mais organizado, evitando a perda de foco, o que muitas vezes acontece.

Cuidado com os horários. Se agendou para as nove horas, você ou o responsável pela reunião deve estar presente de preferência antes do tempo marcado, e, principalmente, iniciar a reunião no horário previsto, a tolerância pode ser admitida desde que não se exceda muito mais que 5 minutos.

Lembre-se, dependendo das rotinas de trabalho, nem sempre todos os funcionários poderão deixar seus postos para participar, por isso, conscientize todos da importância de se reunirem e, se possível, marque dentro de um horário que não atrase tanto os processos e, encerre no horário estabelecido anteriormente.

Se o assunto não for esgotado, agende outro dia para continuar, se entender que este é do interesse de todos, senão reserve um tempo somente você e o funcionário para debater mais sobre o assunto.

E, recomenda-se que as reuniões sejam feitas mais no início da manhã ou meio da tarde, mas cuide para que não seja muito no final do expediente, pois os funcionários tendem a ficar ansiosos para poder ir para casa e tendem a participar menos.

Nº2. Quebre o gelo

Evite entrar direto no assunto principal da reunião, pois isso, algumas vezes faz com que os funcionários sintam-se menos à vontade.

Inicie uns cinco minutos antes, conversando sobre algum assunto diferente da pauta, ou conte alguma história de sucesso, ou alguma situação inesperada que tenha acontecido nos últimos dias.

Jamais, comece com algo ruim ou destacando comportamentos inadequados, pois pode acabar frustrando os funcionários e poderão interpretar como sendo uma espécie de puxão de orelha.

Reserve outro momento para conversar em particular com a pessoa, pois assim terá mais chances de resolver sem expor ao constrangimento.

N º3. Oportunidade para ouvir

Quando se convoca uma reunião, geralmente é porque a decisão já está tomada. Nesse caso, a reunião por objetivo comunicar a todos sobre as mudanças, dando a chance de os colaboradores darem suas opiniões.

O condutor da reunião pode expor os assuntos mais relevantes e abrir espaço para opinião da equipe, prestando atenção a cada ideia e ir organizando o tempo para que mais pessoas tenham oportunidade de falar também.

Nº4. Antecipe a pauta

Se o objetivo da reunião é elaborar estratégias e plano de ação, o ideal seria antecipar a pauta de reunião um dia antes. Isso pode fazer com que a mesma seja mais eficiente, evitando surpresas e fazendo com que as sugestões sejam mais criativas devido ao tempo que o funcionário teve para pensar sobre o assunto.

Não importa o tipo de reunião, seja, as reuniões gerais – aquelas que normalmente são marcadas com maior duração de tempo -, pode ser anual, mensal, trimestral ou semanal ela só será considerada produtiva se o recado tiver sido bem transmitido.

Onde todos compreenderam suas responsabilidades, e, que, ao final, saíram mais motivados para cumprir suas tarefas e com muito mais engajamento, sabendo da sua importância para a empresa.

E, para se conseguir uma reunião bem-sucedida é necessário que seja bem organizada e administrada, tendo um início meio e uma conclusão clara de todo assunto discutido.

 

5 Comentários

  1. willibs dos anjos santos

    só tenho agradecer a dica,pois tirou meu medo de iniciar a primeira reunião

  2. Ana Cristina Henrique Fernandes de Castro

    Quero ter idéias de como fazer uma reunião ou direciona -la .

  3. ROSENI EliZiario Labre

    Boa tarde ,.gostaria de saber mais.dicas para uma reunião para equipe de vendas.

    • Olá, Roseni!

      Obrigada pelo comentário aqui no blog.
      Estaremos providenciando mais materiais sobre o tema.

      Abraço!

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