4 Maneiras para Conduzir uma Reunião mais Produtiva

Indispensável para o bom andamento da empresa, uma reunião entre vários aspectos, tem o objetivo de coletar informações sobre processos operacionais, comunicação de mudanças, implantação ou discussão sobre novos projetos, obtenção de feedbacks, acompanhamento, avaliação e informações gerais sobre a empresa ou funcionários.

O fato é que nem sempre uma reunião é vista de forma positiva e amigável por parte dos funcionários, seja porque estão cheios de tarefas ou simplesmente, por acreditarem ser entediantes e pouco produtivas.

Normalmente, ao iniciar uma reunião, nos deparamos com a sala silenciosa, os funcionários com caras de sono e pouco dispostos a participarem das pautas.

Em muitos casos, a reunião costuma-se ser um monólogo, onde apenas o gestor tem a palavra.

Se isso acontece em sua empresa, é importante encontrar maneiras para conseguir maior atenção e participação de seus funcionários.

Por certo, que devido ao tempo, nem sempre será possível que todos tenham a oportunidade de apresentar suas ideias e opiniões, mas o fundamental, é que as reuniões sejam produtivas, cumprindo seu objetivo e, ainda vista, com mais entusiasmo por sua equipe.

Mas como fazer uma reunião ser mais produtiva?

Conduzir uma reunião é uma tarefa de muita responsabilidade, e para não se tornar um desperdício de tempo, não atrasar a rotina de trabalho da equipe, se tornando algo chato, de pouca ou nenhuma eficiência

Para isso, é importante cuidar com o uso das palavras, pois dependendo do percurso tomando durante a reunião, pode trazer consequências sérias, como por exemplo, diminuição da motivação de sua equipe, perda de autoridade de sua liderança e, consequentemente, queda na produtividade de sua empresa, que certamente, impactarão nos resultados.

Para fazer reuniões mais produtivas, leia as dicas abaixo:

Nº1 . Controle Rígido do Tempo de Reunião

A primeira coisa que você deve fazer, é comunicar a equipe a duração estimada.

Iniciando com uma pequena introdução das etapas que seguirá, dos assuntos apresentados e dos objetivos esperados.

Isso ajudará a tornar o encontro mais organizado, evitando a perda de foco, coisa que muitas vezes acontece.

Cuidado com os horários!

Se agendou para as nove horas, você ou o responsável pela reunião deve estar presente de preferência antes do tempo marcado, e, principalmente, iniciar a reunião no horário previsto, a tolerância pode ser admitida desde que não se exceda muito mais que 5 minutos.

Lembre-se, dependendo das rotinas de trabalho, nem sempre todos os funcionários poderão deixar seus postos para participar, por isso, conscientize todos da importância de se reunirem e, se possível, marque dentro de um horário que não atrase tanto os processos e, encerre no horário estabelecido anteriormente.

Se o assunto não for esgotado, agende outro dia para continuar, se entender que este é do interesse de todos, senão, reserve um tempo somente você e o funcionário para debater mais sobre o assunto.

E, recomenda-se que as reuniões sejam feitas mais no início da manhã ou meio da tarde, mas cuide para que não seja muito no final do expediente, pois os funcionários tendem a ficar ansiosos para poder ir para casa e tendem a participar menos.

E se for minha primeira reunião?

Se você está fazendo sua primeira reunião, fique tranquilo!

O principal cuidado deve se começar é pelo planejamento da reunião.

Pense que seus funcionários estarão prestando muito mais atenção em você, pela ansiedade de conhecer sua postura, seu ponto de vista.

Essa reunião, com certeza, irá marcar o estilo de liderança que você assumirá daqui para frente.

Além de ser a oportunidade de você gerar autoridade, respeito e confiança em sua equipe.

Por isso, é fundamental, você conhecer muito bem sua equipe e criar uma estratégia de comunicação clara e objetiva que se adeque a linguagem utilizada por eles.

Planeje cada etapa com cuidado!

E comece com assuntos leves, procure ser mais descontraído, mas não menos profissional.

Nº2. Quebre o Gelo

Evite entrar direto no assunto principal da reunião, isso algumas vezes, faz com que os funcionários se sintam menos à vontade.

Inicie uns cinco minutos antes, conversando sobre algum assunto diferente da pauta, ou conte alguma história de sucesso, ou alguma situação inesperada que tenha acontecido nos últimos dias.

Jamais, comece com algo ruim ou destacando comportamentos inadequados, pois pode acabar frustrando os funcionários e poderão interpretar como sendo uma espécie de puxão de orelha.

Se perceber que tem um problema específico com alguém, reserve outro momento para conversar em particular com a pessoa, pois assim terá mais chances de resolver sem expor ao constrangimento.

 

 

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N º3. Oportunidade para Ouvir

Quando se convoca uma reunião, geralmente é porque a decisão já está tomada.

Nesse caso, a reunião tem por objetivo apenas comunicar a todos sobre as mudanças, e eventualmente, dar a chance de os colaboradores darem suas opiniões.

Por isso, o condutor da reunião deve expor os assuntos mais relevantes e, a seguir, abrir espaço para opinião da equipe, prestando atenção a cada ideia e ir organizando o tempo para que mais pessoas tenham oportunidade de falar também.

Ouça com empatia

Ouvir seus funcionários é fundamental para que conheça seus pontos vistas, suas opiniões e, dá para ter uma ideia do nível de satisfação que eles estão no momento.

Então dê tempo para falarem.

Se perceber que a reunião não está seguindo os trilhos certo, aja como um moderador, interrompa e explique o porquê está interrompendo.

E ainda, se perceber que há algum ponto de atrito ou que alguém cometeu algo inadequado, chame em particular e converse com seu funcionário.

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Nº4. Antecipe a Pauta

Se o objetivo da reunião é elaborar estratégias e planos de ação, o ideal seria antecipar a pauta um dia antes.

Isso pode tornar o encontro mais eficiente e produtivo, evitando surpresas e fazendo com que as sugestões sejam mais criativas devido ao tempo que o funcionário teve para pensar sobre o assunto.

Não importa o tipo de reunião, seja, as reuniões gerais – aquelas que normalmente são marcadas com maior duração de tempo -, pode ser anual, mensal, trimestral ou semanal ela só será considerada produtiva se o recado tiver sido bem transmitido.

O principal objetivo, é que todos compreendam suas responsabilidades, e, que, saiam mais motivados para cumprir suas tarefas e com muito mais engajamento, sabendo da sua importância para a empresa.

E, para se conseguir uma reunião bem-sucedida é necessário que seja bem organizada e administrada, tendo um início, meio e uma conclusão clara de todo assunto discutido.

E por último, não menos importante documente todo os tópicos e assuntos abordados. E considere enviar por e-mail o resumo ou as conclusões de cada reunião.

Não esqueça, uma reunião para ser bem-sucedida é preciso haver uma comunicação clara e objetiva. E principalmente, que seus efeitos sejam positivos, trazendo melhorias para empresa e todos os envolvidos. 

 

[INFOGRÁFICO]

 

 

5 Comentários

  1. willibs dos anjos santos

    só tenho agradecer a dica,pois tirou meu medo de iniciar a primeira reunião

  2. Ana Cristina Henrique Fernandes de Castro

    Quero ter idéias de como fazer uma reunião ou direciona -la .

  3. ROSENI EliZiario Labre

    Boa tarde ,.gostaria de saber mais.dicas para uma reunião para equipe de vendas.

    • Olá, Roseni!

      Obrigada pelo comentário aqui no blog.
      Estaremos providenciando mais materiais sobre o tema.

      Abraço!

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